Lebenslauf Verwaltungsfachangestellte*r: kostenlose Vorlagen, Muster & Tipps (2026)

Muster und Vorlagen für deinen Lebenslauf als Verwaltungsfachangestellte*r

Damit du direkt loslegen kannst, haben wir ausgefüllte Lebenslauf-Muster für Verwaltungsfachangestellte erstellt. Wähle das Muster, das zu deiner Situation passt: Verwaltungsfachangestellte*r mit Berufserfahrung, Ausbildung und Berufseinstieg, Bewerbung um den Ausbildungsplatz oder Quereinstieg und Umschulung. Jedes Muster gibt es in acht Designs und kostenlos als PDF.

Verwaltungsfachangestellte*r allgemeinAusbildung & BerufseinstiegBewerbung um den AusbildungsplatzQuereinstieg & Umschulung

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Im Ratgeber gehen wir deinen Lebenslauf anschließend Abschnitt für Abschnitt durch. Öffne am besten schon jetzt deinen Lebenslauf im JobStep-Editor, damit du die Tipps direkt umsetzen kannst. Du kannst dir auch ein PDF-Muster herunterladen und beim Überarbeiten danebenlegen.

Dir fehlen die Worte für eine Aufgabe aus dem Amt? Beschreib im JobStep KI-Chat einfach, was du bearbeitest und für wen. Daraus entsteht ein fertiger Stichpunkt.

Was einen guten Lebenslauf als Verwaltungsfachangestellte*r ausmacht

Ein guter Lebenslauf als Verwaltungsfachangestellte*r zeigt auf einen Blick, welche Qualifikation du hast, in welchem Fachbereich du arbeitest und welche Vorgänge du selbst bearbeitest. Eine Behörde will beim ersten Lesen vier Dinge wissen: Hast du die Ausbildung abgeschlossen oder einen Angestelltenlehrgang? Kennst du dich im gesuchten Rechtsgebiet aus, etwa im Melderecht, Wohngeldrecht oder Haushaltsrecht? Wie viele Anträge, Fälle oder Verfahren bearbeitest du? Und mit welchen Fachverfahren arbeitest du?

Damit du beim Schreiben weißt, worauf es ankommt, haben wir 335 Lebensläufe von Verwaltungsfachangestellten und 830 Stellenanzeigen von Kommunen, Landes- und Bundesbehörden in Deutschland ausgewertet. So können wir dir zeigen, was Behörden suchen und wie du deine Erfahrung sichtbar machst.

• 335 Lebensläufe von Verwaltungsfachangestellten, Auszubildenden und Quereinsteiger*innen: Wie stellen sie Stationen, Ausbildung, Lehrgänge und Kenntnisse dar?
• 830 Stellenanzeigen aus dem öffentlichen Dienst: Welche Aufgaben, Abschlüsse und Kenntnisse suchen Behörden?

Jedes Dokument haben wir einzeln geprüft. Die Ergebnisse haben wir mit den in Deutschland üblichen Regeln für Lebensläufe und unserer Erfahrung aus vielen Bewerbungsprozessen abgeglichen. Daraus leiten wir konkrete Empfehlungen für deinen Lebenslauf ab.

Ein Ergebnis vorweg, weil es fast alles andere erklärt: 66 % der Lebensläufe enthalten in der Berufserfahrung keine einzige Zahl, und fast jede zweite Station hat gar keinen Stichpunkt. Dabei lässt sich Verwaltungsarbeit gut zählen: Anträge pro Monat, Fälle in deiner Zuständigkeit, Vergabeverfahren pro Jahr, Haushaltsmittel in Euro. Dazu kommt: 42 % der Anzeigen verlangen Rechtskenntnisse, aber nur 7 % der Lebensläufe nennen ein Rechtsgebiet bei den Kenntnissen. Wer zeigt, mit welchen Gesetzen und wie vielen Vorgängen er oder sie arbeitet, hebt sich sofort ab.

Wir beginnen mit dem Aufbau. Danach geht es um deine persönlichen Angaben, deine Berufserfahrung, deine Ausbildung, die Angestelltenlehrgänge und deine Kenntnisse. Zum Schluss gehen wir Gestaltung und Bewerbung im öffentlichen Dienst durch und zeigen dir typische Fehler. Am Ende hast du eine Grundversion, mit der du dich direkt auf die meisten Stellen in der Verwaltung bewerben kannst.

Aufbau deines Lebenslaufs als Verwaltungsfachangestellte*r

Die Personalstelle soll auf den ersten Blick sehen, warum du zur Stelle passt. Deshalb steht dein stärkster fachlicher Nachweis direkt unter den Kontaktdaten. In der Schule, in der Ausbildung und bei der ersten Bewerbung danach ist das dein Bildungsweg. Sobald du nach dem Abschluss in der Verwaltung arbeitest, ist es deine Berufserfahrung.

Unsere klare Empfehlung: Nach deiner ersten Stelle als ausgelernte*r Verwaltungsfachangestellte*r stellst du die Berufserfahrung vor die Ausbildung. Während der Schulzeit, in der Ausbildung und bei der Bewerbung direkt nach dem Abschluss kommt der Bildungsabschnitt zuerst.

Genau diese Verschiebung sehen wir auch in den ausgewerteten Lebensläufen. Mit wachsender Praxis rückt die Berufserfahrung nach vorn.

Bei bis zu zwei Jahren Berufserfahrung steht die Ausbildung in 75 % der Lebensläufe zuerst. Bei drei bis acht Jahren sind es nur noch 29 %, ab neun Jahren 19 %. Das passt zu unserer Empfehlung. Für deinen eigenen Aufbau zählt dabei nicht die Jahreszahl, sondern ob du schon als ausgelernte Fachkraft gearbeitet hast.

Drei Sonderfälle

• Du hast gerade ausgelernt: Nutze deine Ausbildung zweimal. Den Abschluss mit Fachrichtung trägst du unter „Ausbildung“ ein. Die Aufgaben aus deiner Ausbildungsbehörde beschreibst du als eigene Station unter „Berufserfahrung“, etwa „Auszubildende Verwaltungsfachangestellte, Stadt Würzburg“. So sieht die Behörde, was du in Bürgerbüro, Kasse oder Wohngeldstelle schon selbst bearbeitet hast. Mit wachsender Erfahrung kürzt du diese Station auf zwei bis drei Stichpunkte.
• Du bewirbst dich auf einen Ausbildungsplatz: Dann steht deine Schule oben, mit Abschluss und Noten. Darunter folgen Praktika und Nebenjobs. Wie das genau aussieht, zeigen wir dir im Abschnitt zur Ausbildung.
• Du kommst aus der Privatwirtschaft: Hast du schon eine Stelle in der Verwaltung, steht sie ganz oben, auch wenn sie noch kurz ist. Bewirbst du dich erst, bleibt deine bisherige Berufserfahrung vorn. Beschreibe sie dann so, dass der Bezug zur Verwaltung sichtbar wird.

Innerhalb der Abschnitte sortierst du von neu nach alt. So sieht die Behörde deine aktuelle Stelle und deinen neuesten Abschluss zuerst.

Wie lang sollte dein Lebenslauf sein?

Für deinen Lebenslauf als Verwaltungsfachangestellte*r empfehlen wir ein bis zwei Seiten. Beim Berufseinstieg und für den Ausbildungsplatz reicht eine Seite. Alle Muster auf dieser Seite passen bewusst auf eine Seite. Hast du in mehreren Ämtern gearbeitet oder einen Angestelltenlehrgang abgeschlossen, sind zwei Seiten völlig in Ordnung.

Mehr als zwei Seiten empfehlen wir nicht. Wird es länger, kürze zuerst Schulpraktika, alte Nebenjobs ohne Bezug zur Verwaltung und Stichpunkte, die sich wiederholen.

Welche Abschnitte in deinen Lebenslauf gehören, zeigt auch die Auswertung. Berufserfahrung, Ausbildung, Kenntnisse und Sprachen stehen in fast jedem Lebenslauf. Ein Abschnitt für Weiterbildungen fehlt dagegen meist.

Nur 12 % der Lebensläufe haben einen eigenen Abschnitt für Kurse und Weiterbildungen. In der Verwaltung verschenkst du damit Punkte: Der Angestelltenlehrgang II steht in 25 % der Anzeigen, der Angestelltenlehrgang I in 14 %. Wie du diesen Abschnitt anlegst, zeigen wir dir weiter unten.

Persönliche Angaben und Bewerbungsfoto

In den Kopf deines Lebenslaufs gehört alles, damit dich die Behörde schnell erreicht und weiß, wo du wohnst.

Persönliche Angaben im Muster

Verwaltungsfachangestellte*r allgemein

Füge immer deinen vollständigen Namen und deine E-Mail-Adresse ein. Wir empfehlen dir außerdem, Telefonnummer und Wohnort zu ergänzen. Hier siehst du alle möglichen Angaben und wann sie sinnvoll sind:

Viele Lebensläufe enthalten noch Angaben aus alten Vorlagen. In unserer Auswertung nennen 78 % das Geburtsdatum, 59 % den Geburtsort und 30 % die Staatsangehörigkeit. Diese Angaben kannst du weglassen. Der Platz gehört deinen Aufgaben und Abschlüssen.

17 % setzen zusätzlich eine Berufsbezeichnung unter ihren Namen, etwa „Verwaltungsfachangestellte“. Die brauchst du nicht: Deine Rolle steht direkt bei deiner aktuellen Stelle. Den Führerschein nennen 24 % der Lebensläufe, verlangt wird er in 17 % der Anzeigen. Prüfe also die Anzeige: Steht er dort, gehört er hinein, sonst nicht.

Bewerbungsfoto: optional, aber empfohlen

Wenn du ein professionelles Bild hast, füge es auf jeden Fall deinem Lebenslauf hinzu. Im öffentlichen Dienst ist das Foto keine Pflicht. Manche Behörden bitten in ihrer Anzeige ausdrücklich darum, kein Foto mitzuschicken. Dann lässt du es weg. Sonst gilt: Ein gutes Bild hilft aber, einen positiven ersten Eindruck zu machen, gerade wenn du später viel mit Bürgerinnen und Bürgern zu tun hast. Aus unserer Erfahrung kann ein gutes Bewerbungsfoto einen deutlichen Unterschied in der Rückmeldungsrate machen.

In den ausgewerteten Lebensläufen hat gut die Hälfte ein Foto.

Insgesamt ist in 52 % der Lebensläufe ein Foto hinterlegt. Mit mehr Berufserfahrung wird es häufiger: 42 % bei bis zu zwei Jahren, 59 % ab neun Jahren. Achte bei deinem Bild auf einen ruhigen Hintergrund und ein gut erkennbares Gesicht. Ein Blazer, eine Bluse oder ein Hemd passen gut ins Amt. Bevor du ein Selfie oder ein Urlaubsbild hinzufügst, lass das Foto lieber weg.

Brauchst du Links im Lebenslauf?

Für die meisten Verwaltungsfachangestellten nicht. Nur 2 % der ausgewerteten Lebensläufe verlinken LinkedIn. Hast du ein gepflegtes Profil, kannst du es verlinken. Achte dann darauf, dass Positionen und Zeiträume mit deinem Lebenslauf übereinstimmen. Private Profile gehören nicht in den Lebenslauf.

Brauchst du als Verwaltungsfachangestellte*r ein Kurzprofil?

Ein Kurzprofil fasst deine Rolle, Erfahrung und deinen fachlichen Schwerpunkt in wenigen Sätzen zusammen. In amerikanischen Lebensläufen heißt dieser Abschnitt „Professional Summary“. Er steht meist direkt unter den Kontaktdaten und vor der Berufserfahrung.

Im deutschen Lebenslauf ist ein Kurzprofil nicht üblich. Du kannst eins schreiben, nötig ist es aber nicht. Viele Vorlagen im Internet enthalten den Abschnitt trotzdem. Das liegt vor allem daran, dass viele Plattformen amerikanische Vorlagen einfach ins Deutsche übersetzen, ohne sie an deutsche Bewerbungen anzupassen. Dass eine Vorlage ein Feld für ein Kurzprofil hat, ist also noch kein Grund, es zu füllen.

In der Verwaltung halten sich die meisten daran: Nur jeder siebte Lebenslauf hat ein Kurzprofil.

Insgesamt enthalten 14 % der Lebensläufe ein Kurzprofil, mit mehr Berufserfahrung etwas häufiger (15 % ab neun Jahren). Ein wirklich aussagekräftiges Kurzprofil zu schreiben, ist nicht einfach. Oft stehen dort nur Sätze wie „engagiert, zuverlässig und teamfähig“. Solche Floskeln sagen nichts darüber aus, was du im Amt bearbeitest. Ein allgemeines Kurzprofil nimmt oben den besten Platz weg und wirkt sich eher negativ auf deine Bewerbung aus.

Unsere Empfehlung: Wenn du dir nicht sicher bist, ob dein Kurzprofil dir hilft, lass es weg.

Kommst du aus der Privatwirtschaft, machst du gerade eine Umschulung oder steigst du nach einer längeren Pause wieder ein? Dann kann ein Kurzprofil helfen, deinen Weg zu erklären. Wenn du dich für ein Kurzprofil entscheidest, fasse deine Rolle, deine Erfahrung und deinen fachlichen Schwerpunkt in zwei bis drei Sätzen zusammen. Jede Aussage muss sich weiter unten im Lebenslauf wiederfinden. Die folgenden Beispiele dienen dir als Anhaltspunkt.

Kurzprofil: schlechte und gute Beispiele

Die schwachen Beispiele zählen Eigenschaften auf, die jede Bewerberin und jeder Bewerber von sich behaupten kann. Die guten nennen Qualifikation, Fachbereich, Umfang und ein Ziel – und alles davon steht weiter unten bei den Stationen.

Berufserfahrung als Verwaltungsfachangestellte*r: Aufgaben, Fälle und Ergebnisse

Jetzt geht es um deine bisherigen Stellen. Lege zuerst für jeden Job einen Eintrag an: mit Position, Behörde, Amt oder Fachbereich und Zeitraum in Monat und Jahr. Bei deiner aktuellen Stelle schreibst du als Enddatum „Heute“. Nenne das Amt, in dem du arbeitest, etwa „Stadt Leipzig, Wohngeldstelle“. „Stadt Leipzig“ allein sagt nicht, ob du im Bürgerbüro, in der Kasse oder im Sozialamt sitzt. Arbeitest du in Teilzeit, ergänze das in Klammern hinter der Position.

Berufserfahrung im Muster

Verwaltungsfachangestellte*r allgemein

Für jede Position beschreibst du dann, was du dort tatsächlich bearbeitest. Genau hier bleiben viele Lebensläufe leer: 47 % aller ausgewerteten Stationen haben keinen einzigen Stichpunkt, nur Position, Behörde und Zeitraum. Und 66 % der Lebensläufe nennen in der gesamten Berufserfahrung keine Zahl.

Die Behörde sieht dann nur, dass du irgendwo in der Verwaltung gearbeitet hast, aber nicht, in welchem Rechtsgebiet und wie selbstständig. Wir gehen deshalb gemeinsam durch, welche Aufgaben in deinen Lebenslauf gehören und wie du ihren Umfang zeigst.

Welche Aufgaben gehören in die Beschreibung?

Sammle zuerst alle Aufgaben, die du in deinem Job tatsächlich übernommen hast. Halte die Formulierungen am Anfang ruhig allgemein. Zehn bis fünfzehn Stichpunkte je Stelle sind völlig in Ordnung.

Leg dann ein paar echte Stellenanzeigen daneben und schau, welche Aufgaben dort gefragt sind. Übernimm die Begriffe, die zu deiner Erfahrung passen. Welche Aufgaben Behörden am häufigsten nennen, zeigt unsere Auswertung:

34 % der Anzeigen nennen die Bearbeitung von Anträgen und Bescheiden, 32 % Haushalt, Kasse und Rechnungswesen und 31 % die Beratung von Bürgerinnen und Bürgern. Danach folgen Aktenführung (29 %), Fachverfahren (25 %), Beschaffung und Vergabe (25 %) sowie Digitalisierung (22 %). Auch Aufgaben, die für dich Alltag sind, gehören also in den Lebenslauf. Bearbeitest du Widersprüche oder Vergaben, schreib es dazu – mit der Zahl pro Monat oder Jahr.

Vergleiche das mit dem, was Verwaltungsfachangestellte selbst über ihre Arbeit schreiben:

In den Lebensläufen steht Haushalt und Kasse vorn (31 %), gefolgt von Aktenverwaltung (27 %), Fachverfahren (25 %) und Terminen oder Sekretariat (24 %). Anträge und Bescheide nennen nur 23 %, obwohl 34 % der Anzeigen danach fragen. Bürgerberatung steht in 19 % der Lebensläufe, in den Anzeigen in 31 %. Termine und Sekretariat dagegen nennen die Lebensläufe doppelt so oft wie die Anzeigen (12 %). Bearbeitest du Anträge oder berätst du Bürgerinnen und Bürger, gehört das in einen eigenen Stichpunkt. Termin- und Ablageaufgaben fasst du dagegen kurz zusammen.

Was dein Fachbereich sucht

Verwaltung ist nicht gleich Verwaltung. Eine Stelle im Bürgerbüro verlangt andere Schwerpunkte als eine in der Kämmerei oder im Personalamt. Diese Tabelle zeigt, welche Aufgaben die Anzeigen je Fachbereich am häufigsten nennen und wie du sie in einem Stichpunkt zeigst.

So formulierst du aus einer Aufgabe einen klaren Stichpunkt

Kurze Einträge wie „Sachbearbeitung“ oder „Bearbeitung von Anträgen“ sagen wenig darüber aus, was du im Amt kannst. Dein Ziel ist es, darüber hinauszugehen. Nimm dir deine wichtigste Aufgabe vor und frag dich: Welche Anträge oder Vorgänge genau? Nach welchem Gesetz? Wie viele pro Tag, Monat oder Jahr? Und hat sich durch dich etwas verbessert?

Formuliere deine Stichpunkte im Nominalstil. Beginne mit einem Hauptwort, das deine Tätigkeit benennt, etwa Prüfung, Bearbeitung, Erstellung, Beratung, Buchung, Migration, Verkürzung, Einführung oder Zuständig für. Ergänze den Vorgang, das Rechtsgebiet und den Umfang. Behalte diesen Stil bei allen Stationen bei.

Welche Tätigkeiten Verwaltungsfachangestellte in ihren Lebensläufen beschreiben, zeigt die folgende Auswertung. Erfasst sind Verben und ihre Hauptwortformen, also „bearbeitet“ und „Bearbeitung“ zusammen. Für deine eigenen Stichpunkte nimmst du die Hauptwortform.

Über alle 335 Lebensläufe steht „bearbeiten“ in 59 % und „unterstützen“ oder „mitwirken“ in 49 %. Danach folgen „verwalten“ (35 %), „erstellen“ (34 %) und „betreuen“ (30 %). Vorsicht mit „Unterstützung bei …“: Daraus geht nicht hervor, was du selbst gemacht hast. Schreib lieber, welchen Teil du übernimmst: „Prüfung von 60 Wohngeldanträgen und Entwurf der Bescheide“ sagt mehr als „Unterstützung bei Wohngeldanträgen“. Auch „Bearbeitung“ allein ist schwach. Ergänze, was genau du bearbeitest und wie viel.

Der Umfang ist dein stärkstes Argument. Die Verwaltung hat gute Zahlen, du musst sie nur aufschreiben:

• Fälle und Anträge: Wohngeldfälle in deiner Zuständigkeit, Neuanträge pro Monat, Bescheide pro Woche
• Bürgerkontakt: Vorsprachen oder Melde- und Passvorgänge pro Tag
• Geld: Haushaltsmittel in Euro, Zahlungseingänge pro Monat, offene Forderungen im Mahnwesen
• Verfahren: Vergabeverfahren pro Jahr, Widersprüche, Ratssitzungen mit Protokoll
• Verbesserungen: kürzere Bearbeitungszeit, weniger Klärfälle, migrierte Akten in der E-Akte

Unsere Empfehlung: Nenne in jeder Station mindestens eine Zahl. Weißt du sie nicht genau, schätze vorsichtig und schreib „rund“ davor. Personenbezogene Daten oder interne Aktenzeichen gehören natürlich nicht hinein.

Wie viele Stichpunkte pro Station?

Wähle für die meisten Stellen zwei bis drei präzise Stichpunkte. Jeder passt möglichst auf eine Zeile. Warst du viele Jahre im selben Amt oder leitest du ein Sachgebiet, sind auch drei bis sechs Punkte sinnvoll. Lass Unwichtiges lieber weg. Mehr Text macht deinen Lebenslauf nicht besser.

Wo Verwaltungsfachangestellte überhaupt Stichpunkte schreiben, sind es im Schnitt 3,4 je Station. Das Problem sind also nicht zu viele Punkte, sondern Stationen ganz ohne Stichpunkte und fehlende Zahlen.

Drei Beispiele: von vage zu konkret

In den Beispielen siehst du, wie aus einer allgemeinen Aussage eine nachvollziehbare Leistung wird. Achte jeweils auf die Tätigkeit, den Vorgang und den Umfang. Übertrage diesen Aufbau dann auf deine eigenen Stichpunkte.

Berufserfahrung: schlechte und gute Beispiele

Quereinstieg und Umschulung: Erfahrung aus der Privatwirtschaft zeigen

Viele kommen nicht über die klassische Ausbildung in die Verwaltung. In unserer Auswertung zeigen 13 % der Lebensläufe eine andere kaufmännische Ausbildung, 19 % einen Bachelor. Und die Behörden sind offen: 48 % der Anzeigen lassen ausdrücklich eine andere kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation zu. Ohne Verwaltungsausbildung musst du deine Praxis deshalb besonders konkret übersetzen. Hast du Kauffrau oder Kaufmann für Büromanagement gelernt? Wie du diesen Abschluss und deine Büroaufgaben darstellst, erklärt unser Ratgeber zum Lebenslauf als Kauffrau oder Kaufmann für Büromanagement.

• Stell die Aufgaben mit Bezug zur Verwaltung nach oben. Rechnungsprüfung, Mahnwesen, Vertragsverwaltung, Kundenberatung und Einkauf haben direkte Gegenstücke im Amt. Schreib zum Beispiel „Zuständig für 60 Mahnverfahren pro Jahr bis zur Vollstreckung“ statt „Forderungsmanagement“.
• Nenne Gesetze und Verfahren, mit denen du schon gearbeitet hast, etwa HGB, BGB-Mietrecht oder Vergabeordnung. Das zeigt, dass du dich in Vorschriften einarbeiten kannst.
• Zeig deinen Weg zur Qualifikation. Hast du den Angestelltenlehrgang I abgeschlossen oder machst du eine Umschulung zur*zum Verwaltungsfachangestellten, gehört das in den Bildungsabschnitt, bei laufender Umschulung mit dem geplanten Prüfungstermin.

Bist du schon in der Verwaltung angekommen, steht deine Stelle dort ganz oben. Im Muster für den Quereinstieg siehst du, wie das aussieht: zuerst die Sachbearbeitung im Wohngeld, darunter neun Jahre in der Wohnungswirtschaft mit Mietverhältnissen, Abrechnungen und Mahnverfahren.

Teilzeit, Elternzeit und Wechsel innerhalb der Verwaltung

Teilzeit ist im öffentlichen Dienst normal: 62 % der Anzeigen bieten sie ausdrücklich an. Arbeitest du in Teilzeit, schreib es in Klammern hinter die Position, etwa „Sachbearbeiterin Wohngeld (Teilzeit, 30 Std.)“. So lassen sich deine Zahlen richtig einordnen.

Eine Elternzeit trägst du als eigene Zeile mit Zeitraum ein, zum Beispiel „Elternzeit · 03/2021–02/2022“. Eine Erklärung brauchst du nicht. Hast du innerhalb deiner Behörde das Amt gewechselt, legst du für jedes Amt eine eigene Station an. So sieht man, dass du mehrere Rechtsgebiete kennst. Zieht es dich umgekehrt aus der Behörde in die Privatwirtschaft, etwa in den Einkauf oder die Auftragsabwicklung? Für diesen Wechsel findest du eigene Muster für die Sachbearbeitung in Unternehmen.

Du hast deine Stationen überarbeitet und willst wissen, wo noch etwas unklar ist? Im JobStep Lebenslauf-Checker bekommst du Hinweise zu fehlenden Angaben, Zahlen und Formulierungen.

Deine Ausbildung zur*zum Verwaltungsfachangestellten im Lebenslauf

Trag wie bei der Berufserfahrung zuerst die Eckdaten ein: den Abschluss, die Verwaltungsschule oder das Studieninstitut und den Zeitraum. Bei der Ausbildung nennst du zusätzlich die Fachrichtung, etwa „Fachrichtung Kommunalverwaltung“ oder „Fachrichtung Landesverwaltung“. Ordne die Einträge antichronologisch, mit dem neuesten Abschluss zuerst. Darunter folgt dein höchster Schulabschluss.

Ausbildung im Muster

Verwaltungsfachangestellte*r allgemein

Erstaunlich viele lassen den eigentlichen Abschluss weg. Nur 46 % der Lebensläufe nennen die Ausbildung zur*zum Verwaltungsfachangestellten im Bildungsabschnitt. Die übrigen führen sie höchstens als Station in der Berufserfahrung auf – oder haben einen anderen Weg in die Verwaltung genommen.

Dabei verlangen 62 % der Anzeigen genau diese Ausbildung. Unsere Empfehlung: Trag deinen Abschluss immer unter „Ausbildung“ ein, mit Fachrichtung. Die Fachrichtung nennen nur 10 % der Lebensläufe. Sie zeigt aber sofort, ob du das Kommunal-, Landes- oder Bundesrecht gelernt hast. 32 % führen außerdem noch die Grundschule auf. Die kannst du streichen.

Abschlussnote: Wann lohnt sich die Angabe?

Am Berufsanfang ist deine Abschlussnote ein guter Nachweis, besonders wenn du noch wenig Praxis hast. Wir empfehlen die Note in den ersten zwei bis drei Jahren nach der Ausbildung, wenn sie gut ist. Mit mehr Berufserfahrung kannst du sie weglassen, es sei denn, sie ist besonders gut oder die Anzeige verlangt sie.

13 % der Lebensläufe nennen eine Note, meist zwischen 1,9 und 2,4. 21 % ergänzen Lernfelder oder Schwerpunkte. Hat deine Ausbildung einen klaren Schwerpunkt, der zur Stelle passt, nimm ihn mit auf, etwa „Schwerpunkt Haushalts- und Kassenrecht“.

Ausbildung: von ungenau zu vollständig

Wenn deine Ausbildung noch läuft

Auch eine laufende Ausbildung gehört in deinen Lebenslauf. Mache dabei deutlich, wo du stehst: „seit 09/2024 · Abschluss voraussichtlich 07/2027“. Bewirbst du dich vor der Abschlussprüfung, etwa bei einer anderen Behörde als deiner Ausbildungsbehörde, ergänze die Fachrichtung und gegebenenfalls deine Zwischennote. Die Praxisstationen aus der Ausbildung beschreibst du wie oben als eigene Station unter „Berufserfahrung“.

Welche Abschlüsse verlangen die Stellenanzeigen?

Die meisten Anzeigen lassen mehrere Wege zu. Das sieht man, wenn man die Anforderungsprofile nebeneinanderlegt:

62 % der Anzeigen nennen die Ausbildung zur*zum Verwaltungsfachangestellten, 37 % eine andere kaufmännische Ausbildung, 31 % ein Studium und 25 % den Angestelltenlehrgang II. Meist stehen diese Abschlüsse als „oder“ nebeneinander. Zeig deshalb klar, welchen davon du hast. Steht in der Anzeige zusätzlich „Beamt*innen mit Laufbahnbefähigung“ (33 % der Anzeigen), musst du dich davon nicht abschrecken lassen. Die Stelle ist dann für Tarifbeschäftigte und Beamt*innen offen.

Bewerbung um den Ausbildungsplatz: Schule, Noten und Praktikum

Bewirbst du dich auf einen Ausbildungsplatz, ist dein Lebenslauf kürzer, aber nicht weniger wichtig. Wir haben 97 Ausbildungsanzeigen von Kommunen, Ländern und Bundesbehörden ausgewertet. Sie zeigen, worauf es ankommt:

71 % der Ausbildungsanzeigen verlangen den mittleren Schulabschluss, 7 % nennen Abitur oder Fachhochschulreife. 29 % fragen nach der Deutschnote, 24 % nach Mathematik, 24 % allgemein nach guten Noten. 23 % kündigen einen Einstellungstest an. Daraus folgt für deinen Lebenslauf:

• Schule zuerst, mit Abschluss und Note. Steht deine Fachoberschule noch aus, schreib „Abschluss voraussichtlich 07/2027“ und deine Zwischennote dazu.
• Gute Noten in Deutsch und Mathematik direkt nennen, etwa „Note 1,9 · Deutsch 2, Mathematik 1“. Sind sie nicht gut, lass die Einzelnoten weg. Dein Zeugnis liegt der Bewerbung ohnehin bei.
• Praktikum im Rathaus oder Bürgeramt als Station mit Stichpunkten. Beschreibe, was du gemacht hast, mit einer Zahl: „Mitarbeit bei rund 30 Bürgeranliegen pro Tag im Servicecenter“. Hast du kein Praktikum in der Verwaltung, zählt jeder Job mit Kundenkontakt, Kasse oder Büro.
• Grundschule weglassen. 61 % der Lebensläufe für einen Ausbildungsplatz führen sie noch auf.
• Engagement nutzen. Schülersprecher*in, Jugendtrainer*in oder Mitarbeit im Verein zeigen, dass du Verantwortung übernimmst und mit Menschen umgehen kannst.

Das Muster „Bewerbung um den Ausbildungsplatz“ oben zeigt genau diesen Aufbau.

Angestelltenlehrgang I und II: Weiterbildungen im Lebenslauf

Wer in der Verwaltung weiterkommen will, macht meist einen Angestelltenlehrgang. Der Angestelltenlehrgang I ist für Beschäftigte ohne Verwaltungsausbildung gedacht und gilt in vielen Anzeigen als gleichwertig. Der Angestelltenlehrgang II führt zur*zum Verwaltungsfachwirt*in und öffnet die gehobene Sachbearbeitung. Beides gehört deutlich sichtbar in deinen Lebenslauf.

Weiterbildungen im Muster

Verwaltungsfachangestellte*r allgemein

Wie wichtig die Lehrgänge sind, zeigen die Anzeigen:

25 % aller Anzeigen nennen den Angestelltenlehrgang II, 14 % den Angestelltenlehrgang I. In den Anzeigen für die gehobene Sachbearbeitung sind es sogar 86 % für den AL II, meist als Alternative zu einem Studium der Verwaltungswissenschaften. In den Lebensläufen steht der AL II dagegen nur bei 5 %.

Neben den Lehrgängen nennen die Lebensläufe vor allem Kurse zu Verwaltungs- und Fachrecht (5 %) und Schulungen zu Fachverfahren oder E-Akte (4 %). Unsere Empfehlung: Gib Weiterbildungen einen eigenen Abschnitt. Nenne bei jedem Eintrag:

• die genaue Bezeichnung, etwa „Verwaltungsfachwirtin (AL II)“ oder „Vergaberecht UVgO kompakt“,
• den Anbieter, etwa das Studieninstitut oder die Verwaltungsschule,
• das Datum oder den Stand, bei laufenden Lehrgängen mit Prüfungstermin: „Prüfung 06/2027“.

Läuft dein AL II noch, schreib das genauso hinein. Eine laufende Weiterbildung zeigt, dass du dich gezielt auf höhere Aufgaben vorbereitest. Kurze Seminare nennst du, wenn sie zur Stelle passen. Ein Seminar zum Vergaberecht hilft bei einer Stelle in der Beschaffung, für das Bürgerbüro eher nicht.

Auch die Arbeitgeber setzen auf Weiterbildung: 41 % der Anzeigen bieten Fort- und Weiterbildung an, 14 Anzeigen versprechen ausdrücklich die Teilnahme am Angestelltenlehrgang II. Fehlt dir ein Lehrgang, musst du ihn also nicht vor der Bewerbung abschließen.

Rechtskenntnisse, Fachverfahren & Co.: Kenntnisse im Lebenslauf

Mit deinen Stationen und deiner Ausbildung hast du gezeigt, woher deine Erfahrung kommt. Im Kenntnisabschnitt machst du nun schnell auffindbar, mit welchen Gesetzen und Programmen du arbeitest.

Kenntnisse im Muster

Verwaltungsfachangestellte*r allgemein

Was verlangen Behörden?

42 % der Anzeigen verlangen Kenntnisse im Verwaltungsrecht oder im Fachrecht der Stelle, 38 % MS Office oder Excel. 13 % nennen Fachverfahren, SAP oder die E-Akte, 11 % Digitalkompetenz und 8 % das Haushalts- und Kassenwesen. Daneben stehen persönliche Eigenschaften:

Kommunikation und Bürgerorientierung (44 %), Teamfähigkeit (43 %) und eine selbstständige, strukturierte Arbeitsweise (42 %) stehen in fast jeder zweiten Anzeige. Diese Eigenschaften zeigst du nicht in der Kenntnisliste, sondern in deinen Stichpunkten. „Zuständig für 25 Melde- und Passvorgänge pro Tag im Bürgerbüro“ zeigt Bürgerorientierung besser als das Wort selbst.

Was Verwaltungsfachangestellte im Lebenslauf angeben